Почему в одних компаниях сотрудники активно вовлечены в стратегические изменения, а в других узнают о важных событиях из слухов? Разница заключается в качестве внутренних коммуникаций. Нельзя ограничиваться просто рассылками, необходимо выстроить целую систему, которая связывает людей, процессы и цели. Именно для этого мы придумали DaOffice! В статье поделимся с вами своими инсайтами о внутрикоме.
Внутренние коммуникации — это обмен информацией между всеми участниками компании: руководителями, сотрудниками, отделами. Это не односторонняя трансляция приказов, а живой диалог, где каждый может быть услышан.
Многие компании путают коммуникации с информированием. Разместили новость на корпоративном портале — и готово. Но настоящая коммуникация подразумевает обратную связь: сотрудники не просто получают информацию, они задают вопросы, делятся мнением, предлагают идеи.
Внутрикорпоративные коммуникации пронизывают всю организацию, от стратегических совещаний до утренних планерок. Они формируют климат в компании, влияют на мотивацию и определяют, будут ли люди просто отрабатывать часы или станут командой.
Очень часто мы слышим вопрос: а зачем инвестировать в систему внутренних коммуникаций? Ведь эти инвестиции не конвертируются напрямую в прибыль, и доказать владельцам компании необходимость вложений иногда бывает очень сложно. Перечислим самые важные причины.
Повышение вовлеченности. Когда сотрудники понимают стратегию компании, видят связь своей работы с целями, они работают эффективнее. Отмечается, что вовлеченные сотрудники на 21% продуктивнее.
Трансляция ценностей. Через каналы коммуникаций транслируются миссия, ценности, стандарты, что особенно важно для компаний с распределенной структурой.
Снижение текучести. Качественно информированные и вовлеченные сотрудники реже увольняются, а хорошо организованная система внутрикома создает ощущение причастности.
Ускорение адаптации. Четкие процессы помогают новичкам быстрее влиться в коллектив, что также сказывается на производительности и экономит часы онбординга.
Управление изменениями. В период трансформаций эффективные коммуникации снижают сопротивление и страх.
Без системы коммуникаций сотрудники узнают о важных решениях из слухов, информационный вакуум заполняется домыслами. Отделы работают изолированно, дублируют функции. Руководство не получает обратную связь, проблемы накапливаются. Теряется ощущение команды, а вовлеченность падает. Словом, ничего хорошего!
Внутренние коммуникации классифицируют по направлению движения информации.
Это вертикальные коммуникации, которые идут по иерархии.
Нисходящие (сверху вниз) — когда управление транслирует стратегию, цели, решения. Инструменты: корпоративные рассылки, объявления на портале, собрания, видеообращения. Проблема такого формата в том, что информация искажается, проходя через уровни управления.
Восходящие (снизу вверх) коммуникации означают обратную связь от сотрудников к руководству (предложения, сигналы о проблемах, идеи). Инструменты: опросы, формы обратной связи, открытые диалоги. Это самое слабое звено, когда сотрудники боятся высказываться или не знают, куда обращаться.
Это горизонтальные коммуникации, координация работы, обмен опытом, которые происходят между сотрудниками одного уровня (коллегами из разных отделов). Когда продажи оперативно информируют маркетинг о возражениях клиентов, а разработчики синхронизируются с техподдержкой, то горизонтальные коммуникации работают. Инструменты: корпоративные чаты, рабочие группы, совместные проекты. В DaOffice есть инструменты, которые позволяют создавать пространства для команд — группы, чаты и базы знаний.
Диагональные коммуникации пересекают иерархию и функции. Неформальные разговоры за обедом, личные чаты, через которые часто распространяется и важная информация, и слухи. Задача компании заключается в том, чтобы создать систему официальных коммуникаций, которой сотрудники доверяют больше, чем сплетням.
Современная система внутрикорпоративных коммуникаций — это комбинация онлайн и офлайн каналов.
Корпоративная платформа / портал / социальная сеть как единое инфопространство
Это сердце системы. Корпоративный портал объединяет:
Например, один из наших давних партнеров Абсолют Банк активно использует корпоративную соцсеть для внутренних коммуникаций самых разных направлений: топ-менеджеры публикуют видеообращения, HR запускает опросы, сотрудники делятся успехами. Контент разнообразный — от официальных новостей до поздравлений с праздниками, от экспертных блогов до постов амбассадоров. Такой контент создает ощущение командной работы, несмотря на десятки удаленных друг от друга филиалов по всей стране.
В DaOffice есть все основные инструменты для эффективных онлайн-коммуникаций: например, таргетированные новости, HR-модули, а также анонимные, короткие и полноценные формы опросов, ну и множество других полезных фичей.
Корпоративная почта и рассылки
В значительной степени этот канал предназначен для рассылки официальной информации (приказов, регламентов, отчетов). Эффективными будут рассылки лаконичные, с четкой темой, адресованные конкретной целевой аудитории.
Мессенджеры и чаты
Инструменты для оперативных коммуникаций. Здесь самое важное — разделять корпоративные (защищенные) мессенджеры и личные каналы.
Общие собрания и планерки — это живое общение для стратегических объявлений. Корпоративные мероприятия и тимбилдинги укрепляют связи.
Информационные стенды предназначены для персонала без компьютеров.
Корпоративные медиа — это чаще всего издания в digital-формате, но многие компании выпускают о качественные печатные журналы и газеты.
Основным трендом можно считать то, что офлайн и онлайн дополняют друг друга, причем все, что произошло в офлайне, должно найти отражение и в цифровом виде.
Начните с диагностики. Проведите опросы: считают ли сотрудники себя информированными? Знают ли, к кому обратиться? Проанализируйте метрики: открываемость рассылок, посещаемость портала, активность в соцсети.
Типичные проблемы, которые обнаруживаются при таком аудите: разрозненность каналов, информационная перегрузка, односторонние коммуникации, недоверие к официальным источникам.
Сформулируйте конкретные цели. Например, повысить eNPS с 20 до 40, увеличить долю читающих новости до 70%, сократить время адаптации новичков.
Определите ключевые сообщения для аудиторий: например, топ-менеджерам нужна стратегия и финансы, линейным сотрудникам — знание, как их работа влияет на результат. Сегментируйте по отделам, локациям, должностям.
Объединяющим элементом должна стать цифровая платформа (корпоративный портал). Она становится «единым окном» для внутренних коммуникаций в компании, сочетая в себе такие инструменты:
В DaOffice функционал продуман так, чтобы закрывать эти потребности: HR может оформлять welcome-посты для новичков, руководитель запускает анонимные опросы, маркетинг анонсирует продукты. Любая коммуникационная задача может быть выполнена правильно подобранным инструментом.
Создайте контент-план, продумайте рубрикатор: новости компании, истории успеха, интервью с руководителями, обучающий контент, корпоративная жизнь. Варьируйте форматы: текст, видео, инфографика, аудиоподкасты. Важно, чтобы соблюдался баланс между официальным контентом «сверху» и живыми историями «снизу».
Мы рекомендуем поощрять сотрудников делиться опытом и видением. Организуйте работу с обратной связью, но не просто собирайте мнения, а обязательно реагируйте публично. Если предложения внедряются, то доверие команды растет. Создайте регулярные каналы сбора обратной связи: ежеквартальные опросы, открытые встречи, анонимные формы.
Охват — сколько сотрудников видят сообщения.
Вовлеченность — лайки, комментарии, участие в опросах.
Время на поиск информации — если тратят все меньше времени, коммуникации эффективны.
eNPS — индекс лояльности сотрудников.
Текучесть кадров — качественные коммуникации снижают отток сотрудников.
Для опросов очень важна регулярность их проведения. Пульс-опросы проводятся раз в месяц-квартал и содержат 3-5 вопросов. Развернутые исследования по всем аспектам работы рекомендуется осуществлять циклически, раз в год, а тематические опросы — после важных событий.
Стоит учитывать, что анонимность повышает честность ответов в любом опросе. Мы в DaOffice учли это и внедрили возможность проведения полностью анонимных опросов.
Ищите паттерны. Посты о стратегии игнорируют, а истории успеха читают? Значит, нужно больше личных историй. В региональных офисах eNPS ниже? Тогда стоит усилить коммуникации с филиалами, запустить регулярные видеообращения. Если обратная связь выявила проблемы, то реагируйте на них публично. Да, управление внутренними коммуникациями — это непрерывный цикл: планирование, внедрение, анализ, корректировка, а потом все заново.
Начните с аудита, определите цели, выберите инструменты, создайте качественный контент и анализируйте результаты. И увидите, что ваши инвестиции в систему внутренних коммуникаций окупятся ростом вовлеченности. А эффективные внутренние коммуникации станут конкурентным преимуществом компании. Качественно выстроенная система в результате даст более высокую вовлеченность сотрудников, лучше удержит таланты и быстрее адаптируется к изменениям.
Давайте еще раз выделим ключевые принципы, которых мы договорились придерживаться:
А в центре этой системы должна быть единая платформа. Мы разработали DaOffice, чтобы помогать компаниям построить такое пространство, в котором будет все необходимое : от новостной ленты и базы знаний до модулей обучения и HR-сервисов.
Хотите построить эффективную систему внутренних коммуникаций? Оставьте заявку на демо DaOffice 💙
