4 сентября 2021

Интранет-портал: зачем нужен и в чем его преимущества

Интранет-портал: зачем нужен и в чем его преимущества

Интранет-портал компании — это виртуальная платформа для взаимодействия сотрудников. На веб-ресурсе можно найти информацию о конкретной организации и людях, работающих в ней. Фактически это виртуальный центр коммуникации компании, для доступа к которому нужен идентификатор пользователя и пароль. 

Портал можно назвать промежуточным решением между локальной сетью и дорогими системами документооборота. Автоматизация бизнес-процессов повышает вовлеченность работников, ускоряет адаптацию новых кадров и объединяет рабочие чаты, бесконтрольно «разбросанные» по внешним мессенджерам. 

Задачи портала

Внутренний корпоративный портал позволяет:

  • Ускорить обмен данными, создав единое хранилище файлов;
  • Упростить взаимодействие между сотрудниками компании;
  • Обновлять и добавлять актуальные данные путем публикации отчетов;
  • Оповещать работников или отдельные группы о новостях и обновлениях.

В последнее время формат удаленной работы стал привычным, поэтому важно, чтобы у сотрудников был доступ к информации в независимости от того, где они находятся физически. Интранет-портал позволит работникам свободно общаться и обмениваться документами, будь они хоть в соседних кабинетах, хоть в разных странах. 

Задачи портала

Функции интранет-портала

Главная задача интранет-портала компании — создание единого информационного пространства. Этот функциональный сервис должен обеспечивать доступ к нужным инструментам. Если интранет является корпоративной сетью, то портал можно назвать ее интерфейсом. 

Основные функции и сервисы платформы:

  1. Управление документацией. Система должна упростить для сотрудников компании создание и работу с файлами. 
  2. Календарь компании. Полезная функция, с помощью которой работники могут ознакомиться с предстоящими событиями. Корпоративная соц. сеть или портал упрощает их добавление и уведомление пользователей. 
  3. Автоматизация рабочих процессов. Рутинные задачи, например распределение ответственности и утверждение документов, удобнее и проще автоматизировать. 
  4. Информационные страницы. Инструмент для хранения важных данных. У каждого сотрудника должна быть возможность найти ответы на интересующие его вопросы на страницах портала. Вики-страницы снижают количество появляющихся вопросов. 
  5. Организационная схема. У сотрудников компании должна быть возможность быстро узнать, кто и за что отвечает. 
  6. Планирование и учет рабочего времени. Портал повышает рабочую дисциплину и помогает оценить затраты на те или иные задачи. 
  7. Мобильное приложение. Необходимо обеспечить работникам доступ к порталу, где бы они ни находились. Техническое задание на разработку корпоративного портала должно включать в себя адаптацию сайта под мобильные устройства. 

Интранет-ресурс компании — отличный способ наладить коммуникацию даже по неформальным поводам. Внутренний веб-сервис дает большие возможности для социализации и общения с коллегами. 

Функции интранет-портала

Корпоративный портал как инструмент для выявления экспертов

Иногда помощь опытных сотрудников позволяет быстрее достичь цели. Совместная работа в интранет-пространстве позволяет выявить экспертов в той или иной области. Благодаря открытым обсуждениям задач работники, компетентные в определенных вопросах, могут выразить свое мнение и предложить варианты решений. Корпоративные порталы в этом плане превосходят традиционные способы коммуникации. 

Оптимизация бизнес-процессов

Внутренние отделы, например, маркетинга или ИТ, нечасто взаимодействуют с другими сотрудниками. Корпоративная сеть помогает налаживать коммуникацию между работниками. Кроме того, платформа DaOffice может использоваться в управлении аккаунтами для нелинейного пространства. У «некомпьютерных» сотрудников обычно нет даже внутренней почты, поэтому коннект с ними может быть затруднителен. С помощью DaOffice вы сможете управлять группой работников, используя мобильный номер и двухфакторную авторизацию. 

Оптимизация бизнес-процессов

Быстрый охват и мгновенная таргетированность данных

Каждая интранет-платформа, будь то внутренний портал учебного заведения, сайт компании или государственной организации, позволяет:

  • Промоутировать события, привлекать коллег к обсуждениям тех или иных вопросов;
  • Администрировать публикации в соответствии с целями и задачами: на всю сеть, в отдельном сообществе или на странице пользователя;
  • Ставить теги и упоминать работников организации в новостях и публикациях, чтобы вовлечь в обсуждение или ознакомить с новой информацией;
  • Закреплять важные новости в виде баннеров, видео или сториз. 

Корпоративная социальная сеть — это виртуальное пространство для коммуникаций внутри организации. Такая платформа строится по принципу традиционной соцсети: с аккаунтами, заполненными необходимой информацией, лентой обновлений, сообществами, опросами и другим полезным функционалом. 

Никакой привязки к офису

Во многих компаниях практикуют дистанционный формат работы. Корпоративные платформы и порталы разрабатывают для совместной работы в формате «удаленки». Общие чаты, форумы и сети позволяют обсуждать проекты, общие вопросы, обмениваться идеями. Ни одно программное обеспечение не предложит такие возможности и функционал, как портал. 

Никакой привязки к офису

Что дает внедрение корпоративного портала

При запуске портала организация получает:

  • Ускорение поиска информации за счет аккумулирования на одном ресурсе;
  • Снижение вероятности утечки конфиденциальных данных;
  • Помощь в адаптации новых сотрудников;
  • Усиление корпоративной культуры;
  • Совершенствование рабочих процессов;
  • Снижение длительности согласований рабочих моментов благодаря совместной работе сотрудников;
  • Прозрачность результатов;
  • Базу знаний для решения типовых задач;
  • Контроль занятости и присутствия сотрудников;
  • Повышение качества обслуживания клиентов;
  • Быструю обратную связь;
  • Улучшение эффективности работы компании в целом.

Основным преимуществом является экономия рабочего времени. Сотрудники компании в курсе рабочих процессов и дедлайнов, что способствует улучшению их результативности. 

Коммуникация с DaOffice

Внутрикорпоративный портал или платформа позволит менеджерам по коммуникациям оценить настроения внутри организации. Сеть может использоваться для проведения внутренних маркетинговых исследований, сбора данных об увлечениях сотрудников.

Коммуникационные возможности DaOffice:

  • Личные переписки и общие чаты по отделам или проектам;
  • Мгновенные сообщения;
  • Чаты в веб-версиях и мобильных приложениях;
  • Поиск по учетным записям, отделам, функциональным обязанностям;
  • Уникальные корпоративные стикеры. 

В профилях сотрудников указываются контактные данные и компетенции. Статистика каждой учетной записи включает историю публикаций, переданных и принятых файлов. В аккаунтах есть данные о должности и отделе. Для удобного поиска по списку сотрудников можно использовать теги с компетенциями. 

Коммуникация с DaOffice

Преимущества для руководителей и HR

Что даст разработка интранет-портала HR-менеджерам:

  • Возможность проведения опросов и анкетирования сотрудников;
  • Создания автоматических рассылок для отдельных групп пользователей;
  • Контроля динамики численности работников;
  • Создания архива важных организационно-правовых документов. 

Благодаря внутрикорпоративному порталу руководство организации получает обратную связь по любым вопросам. Инструменты бизнес-аналитики помогают визуализировать коммерческие показатели и контролировать выполнение планов. 

Вовлеченность и мотивация

С DaOffice вы можете персонализировать систему бейджей и настроить алгоритмы достижений, которые будут повышать рейтинг сотрудников. Каждый работник получит баллы за экспертную позицию в определенной теме. Значки будут отображаться в профиле сотрудников, за счет чего вы сможете быстро находить экспертов. Такая система нематериального поощрения способствует вовлеченности и мотивации работников. 

Преимущества DaOffice

О преимуществах заказа внутрикорпоративного портала в DaOffice:

  • Снижение текучести кадров на 10—20 % ;
  • Повышение вовлеченности — до 40 %;
  • До 20 % экономии времени и снижения нагрузки на руководство;
  • Ускорение поиска решения сложных вопросов — до 2 часов вместо 2 дней — за счет единой базы данных;
  • Ускорение адаптации — до 30 %;
  • Увеличение скорости доставки новых данных — до 50 %. 

Мотивируйте персонал и вовлекайте сотрудников в новые проекты, чтобы добиваться лучших результатов с DaOffice.  

Подписаться на новости

Мы будем присылать вам уведомления о новостях, которые выходят на сайте DaOffice
Запланировать демонстрацию проекта
Вы познакомитесь с платформой DaOffice и зададите вопросы менеджеру

Иконка личности
Иконка трубки телефонаИконка Email





Иконка сердца
Спасибо! Мы скоро с Вами свяжемся
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Приглашаем Вас на воркшоп, посвященный обзору платформы DaOffice совместно со школой внутреннего коммуникатора Анны Несмеевой.

Иконка личностиИконка Email
Иконка сердца
Спасибо! Мы скоро с Вами свяжемся
Oops! Something went wrong while submitting the form.