Как правильно сообщить коллегам информацию о новом сотруднике в компании

‍Важно заранее сообщать коллегам информацию о новом сотруднике в компании. Все должно быть готово к приходу новичков: от рабочего места до кураторов. Только такой подход не вредит рабочему процессу и поможет новым сотрудникам быстрее начать продуктивно работать.

Почему так важно правильно представить новых сотрудников

Электронная рассылка, сообщающая о принятых в штат сотрудниках — это наиболее частый способ отправки информации в компании. Но у него есть недостатки:

• Сотрудник может не прочесть сообщение или не придать ему должного значения и оно затеряется в массе прочих поступающих на почтовый ящик писем;
• Отсутствие обратного отклика — отправитель не видит, все ли коллеги прочли новость, когда это было сделано, другие важные нюансы остаются неохваченными.

Платформа DaOffice предлагает более совершенный инструмент корпоративных рассылок с обратной связью. Оповещение остальных работников о прибытии новых членов команды ускоряет построение деловых взаимоотношений внутри коллектива. Упускать такой важный момент из виду нельзя.

Новичков важно поскорее интегрировать в команду, с первого дня развивая в них чувство сопричастности к общему делу.

Посты или развернутые статьи, посвященные новым сотрудникам через внутрикорпоративный портал DaOffice, — это более современный интерактивный формат подачи информации. С помощью такого инструмента решают задачи:

1. Усиление мотивации. Посты в корпоративной социальной сети информируют о прибытии в коллектив новичков. Это показывает: в организации относятся друг к другу с уважением, ценят коллег, проявляют интерес и участие. Такой подход повышает мотивацию.
2. Ускорение социальной интеграции. Возникает ощущение принятия коллегами. Такой подход помогает новичку быстрее начать плодотворно работать.

Сообщения в корпоративной ленте — удобный способ объявить о новых сотрудниках

Сразу после трудоустройства новичкам предстоит привыкнуть к принятым в компании нормам и особенностям. Причем это касается не только самого рабочего процесса, но и довольно бытовых вещей: дресс-код, планировка офиса, расписание перерывов, где проходит обед, что позволено приносить с собой. Это довольно стрессовая ситуация даже для людей с большим опытом работы в других местах. Поэтому новым сотрудникам нужно помочь влиться в коллектив как можно быстрее и легче. Чтобы этот процесс прошел гладко, нужно постараться наладить отношения между новичком и другими работниками.

На отношениях в коллективе благотворно сказывается теплый прием в первый же день. Для этого нужно заранее оповестить коллег о кадровых изменениях и заблаговременно разместить в корпоративной ленте посты, статьи о новичках.

Особенно удобно это делать с помощью корпоративной социальной сети DaOffice. В ней можно создавать отдельные сообщения с соответствующими тегами, например #новички, в которых рассказывать коллегам о новых работниках.

Кроме того, платформа предлагает следующие возможности:

• Готовые инструменты для быстрого погружения в рабочий процесс и корпоративную культуру компании, а также знакомства с коллегами;
• Можно выбрать аудиторию для рассылок — всех сотрудников или отдельно взятую группу работников;
• В учебном модуле удобно формировать базу знаний, которая поможет новичкам больше узнать о проекте, подключиться к рабочей группе, принять участие в опросе или тестировании, причем персональный доступ к каждому информационному блоку легко настраивается;
• Весь коллектив легко разделить на группы по тому или иному признаку (региональному, по точкам продаж, отделам и т. д.) и организовать общение внутри таких групп для оперативного решения рабочих задач и вопросов;
• Конфиденциальный чат в мобильном приложении.

С помощью платформы вы сможете опубликовать сообщение с представлением нового сотрудника коллегам его отдела, подразделения, филиала либо всем, кто работает с ним в одном здании. Некоторые делают такие рассылки по всей организации, другие избегают этой практики. Все зависит от размера вашего штата, числа подразделений и филиалов, корпоративной культуры.

Крупные организации со сложной структурой публикуют информацию о новом сотруднике только по месту непосредственной работы новичка. Ведь большое количество рассылок рассеивает внимание, сообщение с представлением может затеряться среди других. Хуже того, если делать рассылки о каждом новичке во всех подразделениях, у работников может сложиться впечатление, что организация бесконечно нанимает и увольняет людей. При этом небольшие фирмы могут отправлять такие сообщения не только сотрудникам, но и постоянным клиентам.

Что включить в пост с представлением нового сотрудника

Сообщении о приеме на работу нового сотрудника может включать следующую информацию:

• Имя нового человека или форму этого имени, которую он предпочитает;
• Где, с кем и в какой должности будет работать новый сотрудник, его обязанности;
• Когда принятый сотрудник приступит к работе и где находится его рабочее место;
• Оповещение о том, где и когда состоится личное знакомство;
• Образование и опыт работы новичка;
• Фотографию сотрудника, чтобы знакомство прошло максимально быстро и без неловких ситуаций.

Можно попросить сотрудника добавить пару слов о своих увлечениях, интересах. Это поможет коллегам быстрее установить с ним контакт, а новичку — найти единомышленников.

Постарайтесь сделать текст недлинным, чтобы сотрудники прочли пост полностью. Иногда принятого в штат коллегу коллективу представляют лично, тогда сведения о намеченном мероприятии включают в пост-знакомство Убедитесь, что все знают, где и когда смогут поприветствовать нового коллегу.

Знакомство с новым работником

Чтобы знакомство прошло успешно, пусть человек сам немного расскажет о себе или добавит фотографию, на которой он изображен с семьей или проводит время за своим любимым занятием.

К знакомству с коллегами можно подойти творчески. К примеру, добавьте в анкету интересные вопросы, которые помогут начать разговор:

• Какой лучший профессиональный совет вам когда-либо давали?
• Какой была ваша первая работа?
• Если бы у вас появился дополнительный час в сутках, как бы вы его использовали?

Такие вопросы помогут новым сотрудникам рассказать о себе и начать разговор с коллегами. Не нужно затрагивать слишком личные темы. Помните: некоторым людям нравится общаться на личные темы с коллегами, а другим — нет. Грань в этом вопросе тонка, что требует осторожности и тактичности.

Новый распорядок и рабочее место

Знакомство с особенностями работы офиса может занять немало времени. Не каждый работник может легко прерваться ради того, чтобы объяснить новичку, где находится его стол и документы, с которыми он будет работать, каков распорядок рабочего дня, а также рассказать о других внутренних правилах организации.

Поэтому нужно обязательно назначить ответственных лиц за введение новичков в курс дела. Еще один вариант — воспользоваться возможностями внутренней социальной сети DaOffice. Откройте доступ новому сотруднику к заранее подготовленной вами базе данных, рассчитанной на скорейшее погружение в рабочий процесс.