Корпоративная социальная сеть: улучшайте бизнес-процессы при помощи эффективного инструмента

Корпоративная социальная сеть (КСС) улучшает коммуникации, повышает лояльность сотрудников к компании и производительность их труда. В статье расскажем о нюансах и преимуществе внедрения КСС в рабочие процессы компании.

Что такое корпоративная социальная сеть

Корпоративная социальная сеть — это платформа, в которой сотрудники могут общаться друг с другом, мгновенно получать информацию о новостях и изменениях в компании, организовывать совместную работу. Сюда входят обмен сообщениями в командном чате, управление проектами, инструменты для совместной работы и многие другие функции.

Без социальных сетей сейчас трудно представить не только нашу повседневную жизнь, но и работу компании. Корпоративные социальные сети становятся все более распространенным способом общения на рабочем месте.

Инструменты корпоративных социальных сетей созданы с учетом потребностей организаций. КСС предлагают общекорпоративные объявления и потоки новостей для оповещения сотрудников, продвижения интересов компании, анонса мероприятий. Сотрудники взаимодействуют в рамках одной платформы, общаются с друг другом напрямую, включаются в обсуждение или работают в группах.  КСС не следует сравнивать с профессиональными платформами, такими как LinkedIn или Alignable. Хотя это полезные ресурсы для поиска и поддержания деловых контактов, их использование в качестве бизнес-приложений весьма ограничено. КСС обеспечивают общение между сотрудниками одной организации точно так же, как Facebook и Twitter помогают нам общаться в повседневной жизни. У этих сетей есть множество сходных функций — например, списки дел, календари мероприятий и уведомления об активности пользователей.

Преимущества внедрения КСС

Корпоративные социальные сети помогают оптимизировать работу компании. Это происходит при помощи следующих методов:

• Обсуждения. Сотрудники могут обсуждать рабочие вопросы — выполнение текущего проекта, корпоративную политику или отраслевые новости. КСС помогают сотрудникам обсуждать хобби, спортивные или корпоративные мероприятия, празднования дней рождений.
• Идеи и предложения. Коллеги делятся полезными файлами или ссылками на статьи, статистические данные и исследования. Вносят в соцсети предложения по поводу внутренней политики, выполнения проектов и задач, решения технических проблем, заказа расходных материалов и т. д. КСС упрощают управление информацией и помогают сотрудникам быстро решать рабочие проблемы.
• Уведомления об обновлениях и событиях. С помощью КСС пользователи могут уведомлять других сотрудников о завершении проектов или исследований, повышении по службе, перемещении документов и многом другом. В соцсети можно объявлять о предстоящих мероприятиях — тренингах, семинарах или презентациях. Продвигать их и предлагать другим коллегам принять участие.
• Управление задачами. Соцсеть помогает сотрудникам координировать задачи и совместно работать над проектами. Это особенно важно, если для их выполнения требуется участие нескольких человек в определенном порядке — например, при утверждении контракта, или есть над проектом работает распределенная команда сотрудников, которые находятся в разных офисах или городах. Возможность отслеживать задачи всех участников команды на одной странице помогает управлять проектом, оперативно устранять ошибки и экономить время.

Что дают корпоративные социальные сети для бизнеса

КСС помогает эффективному ведению бизнеса, но как именно это происходит? Давайте разбираться.

Легкость общения

КСС главным образом служат для вовлечения и объединения сотрудников. Многие инструменты соцсети предлагают обмен личными сообщениями, каналы для объявлений и прочей важной информации. Это означает, что важные сведения попадают нужному сотруднику напрямую и в любое время.

Использование оргструктуры компании сделают вашу команду еще более доступной. Возможность найти нужного коллегу и мгновенно с ним связаться обеспечивает более эффективное сотрудничество и устраняет любые коммуникационные барьеры. Корпоративные каталоги сотрудников могут предоставить информацию об отделе, в котором работает сотрудник, его должности и профессиональных навыках.

Лента активности и объявления для всей команды функционируют по принципу интрасети, предоставляя информацию в одном интерфейсе. Доступ возможен как с мобильных устройств, так и с компьютера. Поэтому ваша команда может получать важную информацию в любое время без необходимости входа на портал компании. Открытый доступ к обсуждениям и прочей информации резко сокращает объем электронной почты. В корпоративном веб-портале вы можете привлечь нужных сотрудников к обсуждению новостей, тегнув их в посте.

Эффективное сотрудничество

К этому стремится каждый руководитель. Но добиться эффективного сотрудничества довольно сложно. Этому чаще всего мешает недостаточная вовлеченность сотрудников. КСС значительно упрощает взаимодействие и общение между коллегами.

Централизованный инструмент позволяет организовать работу вашей команды вне зависимости от географического положения сотрудников и сводит к минимуму командировочные расходы. Размещение общих файлов, списков дел и напоминаний в одном канале означает, что теперь каждый сотрудник будет знать, что и к какому сроку он должен сделать. А возможность прямого общения во время работы над проектами упрощает управление рабочими процессами и помогает более точно спрогнозировать результаты.

В соцсети предусмотрено хранилище файлов для удобной совместной работы сотрудников. Использовать внешние сервисы облачного хранения не нужно.

КСС помогает оптимизировать процесс управления, особенно если вы работаете с распределенными и удаленными командами. Вы можете легко назначать задачи на платформе, где ваши сотрудники будут общаться друг с другом, обмениваться файлами и находить всю необходимую информацию. Планирование результатов становится значительно проще, когда взаимодействие и общение участников вашей команды происходит в одном месте.

Когда вы работаете с распределенной командой, очень сложно добиться адаптации и вовлеченности сотрудников. Инструменты КСС для совместной работы помогают поддерживать корпоративный дух сотрудников, с которыми нет возможности общаться лично. В КСС можно создавать каналы для неформального общения или посвященного личным интересам. Это поможет поддерживать отношения с сотрудниками и станет альтернативой непринужденным разговорам во время рабочего перерыва. Ваши сотрудники смогут почувствовать себя командой, даже если находятся за тысячи километров друг от друга.

Что важно при внедрении корпоративной сети

Как и любой другой бизнес-инструмент, корпоративные социальные сети таят в себе ряд трудностей. Чтобы вы не допускали ошибок при запуске платформы, рассмотрим их подробнее.

Четкие цели, задачи и ответственные за внедрение и поддержку корпоративной платформы

Пропишите документ с целями и задачами КСС с алгоритмом решения этих задач. Если у вас уже есть стратегия внутрикорпоративных коммуникаций – отлично. Если нет – создайте её.

Контент-план и ресурсы для поддержания активности в КСС

Подготовьте карту инфоповодов и контент-план для соцсети. Очень важно иметь четкое понимание того, какой контент будет интересен вашим сотрудникам, как часто вы будете его публиковать, кто будет отвечать за публикации и наполнение КСС. Полезно привлекать к генерации контента самих сотрудников — предлагать им делиться своими новостями или новостями подразделений, рассказывать о своих рабочих проектах, увлечениях и хобби. Наши клиенты рассказывают, что в корпоративной сети очень важно соотношение рабочего и неформального контента.

Вовлечение руководства и топ-менеджмента

Наш опыт показывает, что вовлечение руководства и топ-менеджмента в жизнь социальной сети является одним из основных факторов успеха такого проекта. Поэтому очень важно, чтобы идею использования КСС разделяло руководство и проявляло активность в постах, возможно, вело собственный блог. Возможность обратиться напрямую к первому лицу компании — одна из самых привлекательных опций для сотрудников.

Промоутирование соцсети среди сотрудников

Обязательно рассказывайте сотрудникам о социальной сети и её возможностях. Регулярно проводите дополнительные промо-мероприятия для вовлечения сотрудников в социальную сеть. Лучше всего работают конкурсы с реальными призами. Цель конкурса — побудить сотрудников к активности и приучить их к использованию корпоративной платформы.

Ограничение доступа к другим ресурсам

Ограничивайте использование других инструментов коммуникаций и внедрите в корпоративную сеть часть рабочих задач, чтобы переход на платформу стал для сотрудников в том числе необходимостью. Например, в КСС можно организовать подачу заявок на отпуск или командировки.

Использование хранилища социальной сети

На наш взгляд важно, чтобы ценная коммерческая документация хранилась в собственном IT-контуре организации. Корпоративная социальная сеть позволяет организовать надежное хранилище документов, нет необходимости использовать сторонние сервисы.
‍
Доступ с разных устройств

КСС должна быть доступна для всех устройств, чтобы не уступать возможностям и функционалу внешних соц. сетей. Общение с коллегами на работе должно быть таким же доступным и гибким, как общение с друзьями в свободное время.

Как эффективно использовать корпоративную социальную сеть

Перед внедрением КСС в бизнес-процессы компании необходимо подготовить к этому сотрудников. Подготовка включает: правила взаимодействия, грамотный этикет общения, эффективное разделение работы и личной жизни, вплоть до установки времени выхода из системы.

Когда компании внедряют корпоративную социальную сеть, они должны установить эти стандарты, чтобы обеспечить эффективное использование инструмента.

Инструменты и интеграции

Чтобы упростить и сделать рабочий процесс более эффективным, выбирайте КСС с инструментами, которые ваша компания использует ежедневно. КСС должна включать функции для обмена файлами и поиска нужной информации. Это  позволит вашей команде совместно работать над документами, не выходя за пределы внутреннего портала организации.

Общие заметки и списки задач — это отличный управленческий инструмент, позволяющий делегировать работу и следить за ее выполнением. Эти, а также многие другие функции станут возможными после внедрения КСС в вашей компании.

Многие инструменты интеграции соцсети помогают сформировать единую команду и повысить моральный дух коллег. Это открывает широкие возможности для вовлечения сотрудников и продвижения бренда компании.

Руководящие принципы

Каждая компания устанавливает свои правила использования КСС, включая запрет на личную переписку, определение времени общения и предпочтительных каналов.

До внедрения соцсети важно установить принципы, отражающие ценности и миссию компании. Ожидаете ли вы, что члены команды будут отвечать на сообщения в нерабочее время? Убедитесь, что этот момент четко прописан в правилах. Обязательно разработайте кодекс поведения и рекомендации по использованию КСС, регулярно обращайте внимание сотрудников на эти стандарты, чтобы подчеркнуть их важность. Это можно делать в корпоративном учебном портале.

Как только ваша соцсеть будет запущена, а сотрудники научатся правильно ей пользоваться, преимущества станут очевидными. Очень скоро вы заметите у коллег усиление чувства принадлежности к команде, рост вовлеченности межгруппового взаимодействия и даже обмена навыками. Вы увидите, как ваши сотрудники выполняют важную работу все более и более эффективно.