Интранет-портал: зачем нужен и в чем его преимущества

Интранет-портал компании — это виртуальная платформа для взаимодействия сотрудников. На веб-ресурсе можно найти информацию о конкретной организации и людях, работающих в ней. Фактически это виртуальный центр коммуникации компании, для доступа к которому нужен идентификатор пользователя и пароль. 
‍
Портал можно назвать промежуточным решением между локальной сетью и дорогими системами документооборота. Автоматизация бизнес-процессов повышает вовлеченность работников, ускоряет адаптацию новых кадров и объединяет рабочие чаты, бесконтрольно «разбросанные» по внешним мессенджерам. 

Задачи портала

Внутренний корпоративный портал позволяет:

• Ускорить обмен данными, создав единое хранилище файлов;
• Упростить взаимодействие между сотрудниками компании;
• Обновлять и добавлять актуальные данные путем публикации отчетов;
• Оповещать работников или отдельные группы о новостях и обновлениях.

В последнее время формат удаленной работы стал привычным, поэтому важно, чтобы у сотрудников был доступ к информации в независимости от того, где они находятся физически. Интранет-портал позволит работникам свободно общаться и обмениваться документами, будь они хоть в соседних кабинетах, хоть в разных странах. 

Функции интранет-портала

Главная задача интранет-портала компании — создание единого информационного пространства. Этот функциональный сервис должен обеспечивать доступ к нужным инструментам. Если интранет является корпоративной сетью, то портал можно назвать ее интерфейсом. 

Основные функции и сервисы платформы:

1. Управление документацией. Система должна упростить для сотрудников компании создание и работу с файлами. 
2. Календарь компании. Полезная функция, с помощью которой работники могут ознакомиться с предстоящими событиями. Корпоративная соц. сеть или портал упрощает их добавление и уведомление пользователей. 
3. Автоматизация рабочих процессов. Рутинные задачи, например распределение ответственности и утверждение документов, удобнее и проще автоматизировать. 
4. Информационные страницы. Инструмент для хранения важных данных. У каждого сотрудника должна быть возможность найти ответы на интересующие его вопросы на страницах портала. Вики-страницы снижают количество появляющихся вопросов. 
5. Организационная схема. У сотрудников компании должна быть возможность быстро узнать, кто и за что отвечает. 
6. Планирование и учет рабочего времени. Портал повышает рабочую дисциплину и помогает оценить затраты на те или иные задачи. 
7. Мобильное приложение. Необходимо обеспечить работникам доступ к порталу, где бы они ни находились. Техническое задание на разработку корпоративного портала должно включать в себя адаптацию сайта под мобильные устройства. 

Интранет-ресурс компании — отличный способ наладить коммуникацию даже по неформальным поводам. Внутренний веб-сервис дает большие возможности для социализации и общения с коллегами. 

Корпоративный портал как инструмент для выявления экспертов

Иногда помощь опытных сотрудников позволяет быстрее достичь цели. Совместная работа в интранет-пространстве позволяет выявить экспертов в той или иной области. Благодаря открытым обсуждениям задач работники, компетентные в определенных вопросах, могут выразить свое мнение и предложить варианты решений. Корпоративные порталы в этом плане превосходят традиционные способы коммуникации. 

Оптимизация бизнес-процессов

Внутренние отделы, например, маркетинга или ИТ, нечасто взаимодействуют с другими сотрудниками. Корпоративная сеть помогает налаживать коммуникацию между работниками. Кроме того, платформа DaOffice может использоваться в управлении аккаунтами для нелинейного пространства. У «некомпьютерных» сотрудников обычно нет даже внутренней почты, поэтому коннект с ними может быть затруднителен. С помощью DaOffice вы сможете управлять группой работников, используя мобильный номер и двухфакторную авторизацию. 

Быстрый охват и мгновенная таргетированность данных

Каждая интранет-платформа, будь то внутренний портал учебного заведения, сайт компании или государственной организации, позволяет:

• Промоутировать события, привлекать коллег к обсуждениям тех или иных вопросов;
• Администрировать публикации в соответствии с целями и задачами: на всю сеть, в отдельном сообществе или на странице пользователя;
• Ставить теги и упоминать работников организации в новостях и публикациях, чтобы вовлечь в обсуждение или ознакомить с новой информацией;
• Закреплять важные новости в виде баннеров, видео или сториз. 

Корпоративная социальная сеть — это виртуальное пространство для коммуникаций внутри организации. Такая платформа строится по принципу традиционной соцсети: с аккаунтами, заполненными необходимой информацией, лентой обновлений, сообществами, опросами и другим полезным функционалом. 

Никакой привязки к офису

Во многих компаниях практикуют дистанционный формат работы. Корпоративные платформы и порталы разрабатывают для совместной работы в формате «удаленки». Общие чаты, форумы и сети позволяют обсуждать проекты, общие вопросы, обмениваться идеями. Ни одно программное обеспечение не предложит такие возможности и функционал, как портал. 

Что дает внедрение корпоративного портала

При запуске портала организация получает:

• Ускорение поиска информации за счет аккумулирования на одном ресурсе;
• Снижение вероятности утечки конфиденциальных данных;
• Помощь в адаптации новых сотрудников;
• Усиление корпоративной культуры;
• Совершенствование рабочих процессов;
• Снижение длительности согласований рабочих моментов благодаря совместной работе сотрудников;
• Прозрачность результатов;
• Базу знаний для решения типовых задач;
• Контроль занятости и присутствия сотрудников;
• Повышение качества обслуживания клиентов;
• Быструю обратную связь;
• Улучшение эффективности работы компании в целом.

Основным преимуществом является экономия рабочего времени. Сотрудники компании в курсе рабочих процессов и дедлайнов, что способствует улучшению их результативности. 

Коммуникация с DaOffice

Внутрикорпоративный портал или платформа позволит менеджерам по коммуникациям оценить настроения внутри организации. Сеть может использоваться для проведения внутренних маркетинговых исследований, сбора данных об увлечениях сотрудников.

Коммуникационные возможности DaOffice:

• Личные переписки и общие чаты по отделам или проектам;
• Мгновенные сообщения;
• Чаты в веб-версиях и мобильных приложениях;
• Поиск по учетным записям, отделам, функциональным обязанностям;
• Уникальные корпоративные стикеры. 

В профилях сотрудников указываются контактные данные и компетенции. Статистика каждой учетной записи включает историю публикаций, переданных и принятых файлов. В аккаунтах есть данные о должности и отделе. Для удобного поиска по списку сотрудников можно использовать теги с компетенциями. 

Преимущества для руководителей и HR

Что даст разработка интранет-портала HR-менеджерам:

• Возможность проведения опросов и анкетирования сотрудников;
• Создания автоматических рассылок для отдельных групп пользователей;
• Контроля динамики численности работников;
• Создания архива важных организационно-правовых документов. 

Благодаря внутрикорпоративному порталу руководство организации получает обратную связь по любым вопросам. Инструменты бизнес-аналитики помогают визуализировать коммерческие показатели и контролировать выполнение планов. 

Вовлеченность и мотивация

С DaOffice вы можете персонализировать систему бейджей и настроить алгоритмы достижений, которые будут повышать рейтинг сотрудников. Каждый работник получит баллы за экспертную позицию в определенной теме. Значки будут отображаться в профиле сотрудников, за счет чего вы сможете быстро находить экспертов. Такая система нематериального поощрения способствует вовлеченности и мотивации работников. 

Преимущества DaOffice

О преимуществах заказа внутрикорпоративного портала в DaOffice:

• Снижение текучести кадров на 10—20 % ;
• Повышение вовлеченности — до 40 %;
• До 20 % экономии времени и снижения нагрузки на руководство;
• Ускорение поиска решения сложных вопросов — до 2 часов вместо 2 дней — за счет единой базы данных;
• Ускорение адаптации — до 30 %;
• Увеличение скорости доставки новых данных — до 50 %. 

Мотивируйте персонал и вовлекайте сотрудников в новые проекты, чтобы добиваться лучших результатов с DaOffice.