Функции, задачи и преимущества внутренних социальных сетей

‍Внутренняя социальная сеть — один из инструментов обмена данными в рамках организации или компании. Корпоративные социальные сети помогают сотрудникам эффективно взаимодействовать друг с другом и практически всегда быть на связи.  

В чем отличие сети и портала

В отличие от обычной соцсети, электронный корпоративный портал не располагает  к общению. Преимущественно это среда хранения данных компании и постановки рабочих задач. Здесь имеет значение психологический момент: человек не может свободно общаться, используя официальный рабочий инструмент. То же самое касается и корпоративной почты, и CRM. 

Внутрикорпоративным порталом управляет администратор. Такой человек должен следить за актуальностью контента, управлять доступом к файлам каждого работника или отдельных групп специалистов, создавать группы и т. д. Рядовой сотрудник компании не может самостоятельно поделиться своими идеями, проконсультироваться с коллегами и выслушать мнение руководства. Поэтому данный инструмент нельзя назвать самым мобильным и удобным, хотя польза от него, несомненно, есть. 

В социальных сетях контент создают пользователи. Работник компании может открыть группу для обсуждения новой идеи и добавить в нее сотрудников, которые помогут ему в этом. Соответственно, каждый пользователь получает доступ к общей базе знаний. Администратор нужен и корпоративной соцсети, но не для создания контента, а для технического обслуживания. 

Основные задачи корпоративной социальной сети

Электронная почта — лучший вариант для передачи важных документов, и в ближайшем будущем вряд ли что-то изменится. Но иногда те или иные файлы нужно иметь под рукой, а почту для этого использовать неудобно. Социальная сеть позволяет не только обмениваться документами, но и обсуждать их. С помощью платформы вы можете открыть доступ к файлам для сотрудников из определенных отделов, а также для сторонних пользователей. 

Важные задачи социальной корпоративной платформы:

1. Общение. Одна из основных функций соцсети — знакомство сотрудников друг с другом и установление контакта между ними. Это особенно актуально для молодых людей, которые привыкли выстраивать новые отношения в интернете. 
2. Разрушение иерархических границ. Не всегда рядовой сотрудник может связаться с кем-то из топ-менеджмента. Социальная сеть компании позволяет работнику напрямую обратиться к руководителю, а начальству — наладить обратную связь с подчиненными. 
3. Создание сообщества. Чем крупнее организация, тем меньше работники к ней привязаны. Обычно сотрудник даже не знает, кто работает в соседнем отделе и какие цели преследует компания, в которой он работает. Неформальные связи объединяют работников, делая коллектив более сплоченным. 
4. Защита данных от потерь. Иногда для поиска нужной информации приходится пересматривать десятки, если не сотни электронных писем. В социальной сети сотрудник может быстро просмотреть предыдущие переписки в личных чатах и в группах. Кроме того, корпоративные платформы позволяют сохранять контент и предлагают расширенные функции поиска, чтобы работникам не пришлось тратить время на фильтрацию информации. 
5. Создание имиджа организации. Чем больше работники уверены в том, что их компания прогрессивная и стабильная, тем качественней они выполняют свои обязанности. Сотрудники приобретают уверенность в завтрашнем дне и понимают, что у них есть перспективы, если знают, какие цели у компании и как быстро она развивается. 
6. Контроль поведения сотрудников. Как внутренний корпоративный портал, так и социальная сеть позволяют отслеживать действия и обсуждения работников, чтобы гарантировать соблюдение корпоративной политики организации. С помощью платформы можно наделять сотрудников полномочиями или снимать с них привилегии. Правильно структурированная сеть может стать отличным инструментом, формирующим корпоративную культуру компании. 

Внутренняя соцсеть позволяет обмениваться документами и вести обсуждения без информационного шума, характерного для обычных соцсетей. С помощью корпоративной платформы можно создавать подгруппы и чаты, налаживая таким образом связь внутри отделом и между ними. 

Соцсеть способствует формированию открытой среды. В крупных корпорациях с множеством распределенных подразделений сотрудники иногородних филиалов часто не знают, что происходит в главном офисе. Из-за того что работники не знакомы друг с другом, ни о какой сплоченности речи быть не может. Внутрикорпоративная соцсеть создает виртуальное пространство, где сотрудники могут общаться с коллегами. Каждый работник будет чувствовать себя частью команды. 

Однако корпоративная социальная сеть  не просто один из инструментов общения. Это полноценная платформа для коммуникаций, позволяющая сотрудникам компании лучше узнавать друг друга. Социальная сеть создает все условия для неформального общения. Но для этого у вашей команды должны быть необходимые инструменты. 

Инструменты корпоративных социальных сетей

Чтобы коммуникация в социальной сети была удобной и быстрой, DaOffice предлагает следующие инструменты:

1. Публикация контента. Пользователи могут добавлять события и привлекать коллег к обсуждениям, делиться новостями и отправлять их другим сотрудникам. В публикуемых записях можно упоминать работников или отделы, используя теги. Важные новости и записи могут быть закреплены в виде баннеров или сториз. Кроме того, в социальная сети DaOffice можно администрировать записи отдельно на странице пользователя, в группе или на всей платформе. 
2. Лента обновлений. Здесь появляются уведомления о событиях и мероприятиях, на которые подписан человек. Лента адаптируется под каждого пользователя. В ней публикуются все новости, размещенные администратором, а также обновления групп и коллег. 
3. Инструменты для обсуждения и мгновенного контакта. Быстрая отправка сообщений коллегам, группировка чатов по проектам, поиск по профилям и подразделениям. Статус «онлайн» позволяет обратиться к тому, кто находится в сети. DaOffice предлагает чат как в веб-версии соцсети, так и в мобильном приложении. Чтобы сообщения были оригинальными, можно использовать корпоративные стикеры. 
4. Профили работников. DaOffice можно синхронизировать с учетными системами организации. Также есть возможность поиска сотрудников по тегам  с компетенциями. Профили включают все данные о должностях, подразделениях и навыках, контактную информацию, историю публикаций. 

Корпоративная социальная сеть объединяет контент, пользователей и ресурсы в едином организованном онлайн-пространстве. Платформа DaOffice дает возможность настроить дизайн в соответствии с корпоративными цветами организации. Вы можете создавать новые страницы, используя встроенный конструктор, внедрять сторонние сервисы и приложения.

Анализ и управление

Для анализа эффективности корпоративная социальная сеть DaOffice предусматривает:

1. Аналитику. В интерфейс сети легко выгрузить статистику и проанализировать активность сотрудников. 
2. Фильтры. Можно контролировать рост сообществ, отслеживать сообщения и публикации. 

Платформа DaOffice — эффективный инструмент управления организацией. Руководство может задавать приоритетные темы для общения, мотивируя сотрудников публиковать полезный контент. Можно настраивать доступы к группам документов так, как вам необходимо, приглашать гостей и устанавливать другие правила, которых будут придерживаться пользователи. 

Многие руководители ошибочно полагают, что достаточно выбрать CMS для корпоративного портала или установить внутрикорпоративную социальную сеть, и на этом их миссия по налаживанию коммуникации выполнена. Дальше все само заработает. Однако нужно не только правильно организовать работу платформы, но и убедить сотрудников пользоваться ею. Иногда это бывает непросто. 

Донесите до сотрудников, что работать в сети будет удобнее. При необходимости организуйте семинар или тренинг. Используйте мотивирующие методики, к примеру, встроенные программы, позволяющие работникам бесплатно повышать навыки и компетенцию. Это могут быть даже общеобразовательные курсы, например, по английскому языку или по обучению компьютерной грамотности для «некомпьютерных» отделов и сотрудников. Системы рейтинга, финансовые поощрения и бонусы тоже могут стать эффективными мотивирующими инструментами. 

В DaOffice есть встроенная система нематериального поощрения и мотивации. В нее входят:

1. Награды. Платформа предлагает нематериальные поощрения в виде бейджей за профессиональные успехи и заслуги от руководства. 
2. Достижения. Для повышения виртуального рейтинга в системе используются значки, которые выдаются за экспертность в определенной теме. Достижения отображаются в профиле. Значки позволяют быстро находить экспертов в конкретных темах. 
3. Персонализация. Пользователь может указать в профиле свои интересы и навыки, а также публиковать полезные новости и материалы. 

Вы можете предлагать новым кадрам подписки на группы, людей и темы, которые могут быть им интересны и помогут влиться в коллектив.  

Возможные риски

Преимущества корпоративных социальных сетей очевидны, однако есть нюансы, которые стоит учесть при работе с ними. Основной риск — утечка информации, которая может возникнуть при нарушении недобросовестными сотрудниками устава организации или законодательства.

Основная проблема кроется в сохранении конфиденциальности при обмене личной информацией. Когда данные передаются в неформальных чатах, вопросы безопасности зачастую упускаются. Если работник сообщает в отдел кадров номер страхового полиса или адреса проживания, информация остается в социальной сети в открытом доступе. Это конфиденциальные данные, и их утечка может привести к нежелательным последствиям. 

Как снизить риск:

• ознакомьте сотрудников с правилами использования платформы;
• удостоверьтесь, что работники понимают, как работает сеть;
• запланируйте обучение, чтобы каждый сотрудник был осведомлен о рисках и принимал меры предосторожности при передаче файлов. 

Еще один риск при свободного обмене данными в социальной сети — утечка информации об организации, клиенте или заказчике. Проблема может привести к нарушениям прав интеллектуальной собственности. В результате можно столкнуться не только с мошенничеством, но и с потерей доверия со стороны клиентов. 

Чтобы этого избежать, рекомендуется разработать свод правил, который будет регулировать поведение работников в соцсети. Используйте дополнительные инструменты для отслеживания диалогов. Например, инструмент мониторинга ключевых слов находит сомнительную информацию в сети, сразу помечая ее для удаления. 

Платформа DaOffice гарантирует безопасность благодаря таким решениям:

1. Ограниченный доступ. Можно регистрировать в социальной сети только тех работников, которые добавлены в базу данных или у которых есть корпоративная электронная почта. Такой подход исключает создание аккаунтов сторонними пользователями, которые не являются частью компании.  
2. Сложные пароли. В интерфейсе администратора можно определять сложность паролей, добавлять ограничения на количество поддерживаемых букв и цифр. 
3. Резервное копирование. При использовании DaOffice пользовательские данные надежно защищены, так как хранятся на разных серверах в нескольких копиях. Бэкап информации выполняется раз в сутки. 
4. Контроль доступа. Можно синхронизировать базу сотрудников, чтобы автоматически ограничивать доступ уволенных сотрудников к платформе. 

При использовании соцсетей между сотрудниками могут возникать недопонимания. Ведь при общении в интернете собеседники не используют невербальные средства: мимику, интонацию, жесты. Кроме того, в скрытых онлайн-чатах есть риск развития неуставных отношений, домогательств и виртуального буллинга. В приватных чатах работники могут вести беседы, которые останутся незамеченными руководством организации. 

Для минимизации рисков помните об архивировании данных. Добавление цифровых подписей и временных меток — отличный способ держать ситуацию под контролем. Если переписка будет удалена для уничтожения улик, у администратора все равно будет доступ к исходному содержанию сообщений. Чтобы корпоративная социальная сеть оставалась надежным и безопасным пространством для совместной работы, не забывайте о мониторинге ключевых слов и других мерах предосторожности.