Онбординг сотрудников: рекомендации по адаптации и удержанию кадров в компании

Онбординг сотрудников − стратегически важный процесс, который имеет решающее значение для удержания специалистов в штате организации. Но не все работодатели уделяют достаточно внимания адаптации новых сотрудников и считают, что для знакомства новичка с коллективом, рабочими процессами и корпоративной культурой достаточно провести вводный инструктаж и дать пару дней, чтобы он вошел в курс дел. Такой подход может привести к высокой текучести кадров, что может стать угрозой стабильности компании.

По мнению HR-менеджеров, чтобы новый работник быстрее влился в профессиональную и социальную среду и стал полноценным членом команды, необходимо использовать комплексный подход к его адаптации с участием руководителей и других работников. При этом сам процесс адаптации может длиться до 12 месяцев.

Цели и задачи онбординга сотрудников

Квалифицированные, целеустремленные работники, способные внести значимый вклад в успех организации, − большое конкурентное преимущество. Главная цель специалистов по найму персонала − найти перспективных кандидатов для формирования продуктивной команды и грамотно провести онбординг, то есть адаптацию новичков на новом рабочем месте.

Онбординг в первую очередь направлен на оказание всесторонней помощи новичку, чтобы он смог стать высокопродуктивным работником.

Правильно выстроенный онбординг позволяет новому сотруднику:

• Снизить уровень стресса при смене работы;
• Почувствовать вовлеченность и заинтересованность, приносить пользу организации;
• Получить удовольствие от плодотворного труда и результатов своей работы.

Чем меньше времени работник потратит на адаптацию, понимание своих рабочих обязанностей и организационной культуры, тем быстрее он начнет приносить пользу организации.

Целью онбординга является увеличение уровня вовлеченности новичка и его лояльности к компании, повышение качества коммуникаций и результативности работы команды. При этом глобальная задача онбординга − снизить текучку и сплотить коллектив для достижения поставленных целей.

Этапы и правила успешного онбординга сотрудников

В результате качественного онбординга новичок получает необходимую информацию о трудовой деятельности, инструменты для решения поставленных перед ним задач и взаимодействия с коллективом, включается в продуктивную работу и знакомится с корпоративной культурой. В интересах компании, чтобы рабочая обстановка способствовала взаимодействию между сотрудниками и повышала их вовлеченность в рабочие процессы.

Для начала необходимо разработать план действий для онбординга сотрудников, который будет включать следующие этапы:

1. Подготовка рабочего места и необходимых документов к первому рабочему дню.
2. Экскурсия по офису и ознакомление с политикой, миссией, ценностями и культурой компании.
3. Инструктаж с четким разъяснением задач и должностных обязанностей, а также рабочего расписания.
4. Знакомство с командой, налаживание коммуникаций и привлечение других сотрудников для передачи опыта и помощи новым работникам.
5. Открытие доступа к внутренней информационной базе и программе обучения, чтобы новичок быстрее разобрался в особенностях рабочего процесса и начал вносить свой вклад в общее дело.
6. Разработка индивидуальной стратегии развития сотрудника на ближайшие 6−12 месяцев.
7. Подготовка для новичка обучающих тренингов и вебинаров.
8. Встречи с руководством и HR-менеджерами с анализом итогов работы и обсуждением вопросов, которые волнуют сотрудника.

Прием сотрудника на работу − это первый шаг на длинном пути его адаптации в компании. При этом всю необходимую информацию для плодотворной работы сотрудник может получить онлайн. Для этих целей одним из лучших решений станет использование корпоративной социальной сети от DaOffice.

Корпоративная соцсеть как эффективный инструмент онбординга сотрудников

Для улучшения коммуникативных связей внутри компании, ускорения адаптации, повышения вовлеченности и мотивации новых сотрудников на основе платформы DaOffice была разработана корпоративная социальная сеть. Она предлагает все возможности для грамотного онбординга, эффективной коллективной работы, а также самообразования и профессионального роста работников. Новичок мгновенно получает доступ к необходимым материалам, легко налаживает связь с коллегами и руководством, а также может пользоваться множеством полезных функций.

Преимущества корпоративной соцсети для онбординга и обучения новых кадров:

• Интуитивно понятный интерфейс, который упрощает выполнение запросов пользователя и помогает не потеряться в больших объемах информации;
• Возможность разместить подробную информацию о миссии, ценностях и внутрикорпоративной культуре компании;
• Универсальный доступ к корпоративной базе знаний, есть возможность ее постоянного обновления;
• Система умного поиска, которая дает возможность быстро найти нужные данные, а также коллегу или руководителя.

На платформе DaOffice также можно создавать своеобразный аналог корпоративного учебного портала − специальные кастомизированные страницы с нужной информацией для новичка. В зависимости от подразделения и должности сотрудника можно наполнять их полезным контентом. Также есть возможность настроить тестирование для сотрудников, если это будет необходимо.

Использование корпоративной сети способствует быстрому онбордингу новичка, который с первых дней будет в курсе событий в организации. С помощью сети он может изучить оргструктуру компании, получить информацию о коллегах из личных профилей, познакомиться и наладить связь с другими сотрудниками через инструменты мгновенного контакта, которые разработаны по типу элементов соцсетей и мессенджеров. В личных и общих чатах можно решать рабочие вопросы с коллегами в режиме реального времени и предлагать свои идеи.

Разработчики DaOffice также предусмотрели в CMS для корпоративного портала систему мотивации и нематериального поощрения − награды и бейджи за успехи, рейтинги достижений. Это позволяет руководителю поощрять нового сотрудника, отмечать его достижения, повышать вовлеченность в рабочий процесс.

Самые распространенные ошибки онбординга новичков

Многие руководители не осознают важность онбординга сотрудников и не уделяют внимание адаптации. Обычно новичку показывают его рабочее место, выдают должностные инструкции, ключевые регламенты и учебное пособие для самостоятельного изучения. Нередко информация в них бывает неполная, устаревшая или просто непонятная новичку. В лучшем случае в качестве виртуального помощника выступает чат-бот, но даже самые продвинутые программы допускают ошибки, что вызывает у человека недопонимание, дискомфорт и стресс.

Руководство может не выделять времени для общения с новичком, ограничиваясь лишь собеседованием, и не делать никаких шагов для построения доверительных отношений. В таких случаях высок риск того, что человек надолго не задержится в компании. Придется опять вкладываться в поиск, отбор и привлечение квалифицированных кадров.

Сколько проработает в организации работник, зависит в том числе от отношения руководства и коллег, организации рабочего места, а также возможностей самореализации и карьерного роста. И здесь большую роль играет правильная организации онбординга.

Как улучшить онбординг и помочь адаптироваться новичку

Для начала оповестите нового сотрудника личным письмом о принятии на работу и выразите свою признательность за то, что он выбрал вашу компанию среди других потенциальных работодателей. В первый рабочий день новичок должен получить максимум положительных впечатлений об организации. Покажите ему рабочее место и расскажите, как проходит рабочий день. Проведите подробную экскурсию по офисным помещениям и познакомьте его с коллегами.

Рекомендации для успешного онбординга:

• Подготовьте презентацию о компании, а также попросите сотрудника кратко рассказать о себе;
• Для повышения качества онбординга разработайте обучающие пособия и внедрите систему наставничества;
• Доносите до сотрудников только актуальную информацию, пересматривайте должностные инструкции и обучающие программы с учетом актуальности информации и доступности стиля изложения;
• Проведите тесты, которые помогут работнику лучше представить ожидания на новой должности, а руководителю − оценить уровень квалификацию новичка;
• Запланируйте корпоративное мероприятие с участием новичка;
• Всегда будьте готовы ответить на любые вопросы работника и помочь в решении рабочих проблем.

DaOffice предоставляет все возможности для эффективного онбординга сотрудников, позволяя новичку быстрее включиться в корпоративную жизнь и оперативно выполнять поставленные задачи для роста и развития компании. Ознакомьтесь с нашими решениями для бизнеса на сайте или свяжитесь с менеджером, чтобы узнать об этом больше.

Источники:

1. New Employee Onboarding Guide
2. Employee Onboarding Process: A Complete Onboarding Process Guide
3. 7-Steps To A Perfect Employee Onboarding Process In 2021