25 ноября 2021

Введение нового сотрудника в организацию

‍Введение нового сотрудника в компанию — важный процесс, который помогает ему оперативно адаптироваться и продуктивно работать. Организации, которые уделяют этому вопросу внимание, увеличивают прибыль и удерживают ценные кадры. В статье расскажем об особенностях быстрой адаптации работников в организации и немного об уникальной корпоративной сети DaOffice.

Почему важна грамотная адаптация нового работника в компании

Всего несколько десятилетий назад считалось нормой, что нанятые работники остаются в компании надолго, а иногда и вплоть до выхода на пенсию. Поэтому программы введения и адаптации новых сотрудников в основном включали краткое знакомство с компанией и изредка — приветственное слово директора. Далее работника ожидало заполнение кучи бланков и документов. Согласитесь, такой прием не очень мотивирует на свершения.

Сегодня в помощь руководителям и hr-отделу организаций приходят различные программы и приложения, один из удачных примеров — корпоративная социальная сеть DaOffice. На платформе предусмотрены удобные инструменты для оперативного донесения информации в виде уведомлений, тегов и упоминаний работников. С ней ваши работники всегда будут в курсе новостей компании и изменений в корпоративной среде. Они смогут работать единой командой дистанционно, с помощью компьютеров или мобильных устройств.

Сегодня соискатели, приходя на собеседование, ожидают получить нечто большее, чем просто работу. Да и само понятие работы существенно изменилось. Люди все чаще меняют рабочие места, становятся фрилансерами, заключают с работодателями краткосрочные контракты и даже строят небольшую карьеру на временном месте работы, пока не найдут свое призвание. Поэтому не вызывают удивления выводы, к которым пришел Институт Гэллапа в США: только 12 % людей считают, что компания хорошо справилась с их адаптацией. Кроме того, 43 % менеджеров по персоналу согласились с утверждением, что из-за неэффективных процессов адаптации время и деньги тратятся впустую.

Что такое адаптация нового сотрудника

Адаптация — это механизм, позволяющий новым сотрудникам приобретать необходимые знания, навыки и модели поведения, чтобы стать эффективными членами организации.

Что должен включать процесс адаптации работников? В этом вопросе нет единого мнения. Все зависит от конкретной организации и ее конечных целей. Но доктор Талия Бауэр из Общества управления человеческими ресурсами определила правило «4 C».

Сюда входят:

Соответствие (англ. compliance) — обучить сотрудников работе в соответствии с политикой компании.
Разъяснение (англ. clarification) — убедиться, что человек знает свои обязанности и то, как правильно их выполнять.
Культура (англ. culture) — рассказать работнику о формальных и неформальных нормах организации.
Отношения (англ. connection) — помочь человеку построить отношения с коллегами и ощутить себя частью команды.

Программа адаптации сотрудника может занять несколько недель, а иногда и больше. Но многие специалисты соглашаются, что период адаптации должен длиться не менее трех месяцев. 90 дней — минимальный срок для того, чтобы человек привык к своей должности, психологически подготовился к обязанностям, почувствовал себя ценным и нужным для компании, а также получил необходимые знания и навыки для успешной работы.

Расширенная программа введения новых сотрудников поможет им быстрее стать продуктивными, а компании — добиться окупаемости вложенных в адаптацию инвестиций.

Решающую роль в программе адаптации играет интранет-портал компании. В нем можно создать аккаунт для нового сотрудника, где он сможет познакомиться с коллегами, текущими делами и новостями организации.

Первые шаги

Важно сделать так, чтобы еще до первого визита в офис у человека сложилось положительное впечатление о компании.

Поэтому выполните следующие действия:

Отправьте все необходимые документы в электронном виде, чтобы соискатели могли заполнить их заранее. Пакет может включать юридические и контрактные документы, руководства для сотрудников, пропуск на парковку и любую дополнительную информацию, которая важна для работы в компании.
Спланируйте мероприятия, которые ожидают работника в первую неделю и в дальнейшем.
Подготовьте заранее рабочее место и инструменты. Если человек в первый день увидит готовый к работе ноутбук, мобильный телефон и рабочий стол, это не только произведет хорошее впечатление, но и задаст тон дальнейшему сотрудничеству. Также подготовьте старых работников. Сообщите персоналу имя нового коллеги, его должность и другие важные детали. Зная о нанятом сотруднике, они с большей вероятностью будут дружелюбными и приветливыми при знакомстве. Сообщить о новичке можно с помощью корпоративной социальной сети. Вам нужно только создать пост с тегами #новичок или #newcomers.
Познакомьте нового сотрудника с коллегами. Особенно с теми, к кому он будет в дальнейшем обращаться по рабочим вопросам.

Корпоративный портал компании DaOffice поможет вам экономить время не только на обучении, но и в целом на донесении информации работникам. Это удобное единое пространство для совместной работы, которое помогает создать команду единомышленников. Корпоративная сеть нашей разработки подходит для любой компании и максимально просто устанавливается.

Первый день на работе

Первый день на новом месте может быть стрессовым и захватывающим одновременно. Поэтому выполните следующие процедуры, чтобы человек в компании почувствовал себя комфортно:

Сделайте общее объявление в отделе, в офисе или на этаже, где будет работать новый сотрудник. Это хороший стимул для поднятия морального духа, а также повод собрать отдел и представить нового коллегу. Пользователи DaOffice не тратят время на рассылку электронных писем. Информация о новом работнике отправляется через корпоративную сеть. Новичок сразу получает обратную реакцию от коллег в виде лайков и комментариев с поддержкой.
Проведите экскурсию. Покажите, где находятся другие отделы компании, уборные, места для парковки, комнаты отдыха и столовые.
Составьте расписание на первую неделю. Найдите время, чтобы в спокойной обстановке обрисовать сотруднику, как будет выглядеть его первая рабочая неделя. Так вы исключите любого рода неожиданности.

Процесс адаптации

С пониманием относитесь к проблемам

Адаптация — это один из самых сложных видов смены деятельности. Новые сотрудники, даже если они опытные профессионалы, незнакомы со спецификой предприятия, вынуждены привыкать к корпоративной культуре и могут испытывать трудности при построении взаимоотношений с коллегами.

Исследования показали, что именно две последние проблемы становятся основной причиной высокой текучести кадров. Новым сотрудникам предстоит многому научиться. Поэтому они могут сильно волноваться, даже если внешне кажутся уверенными и спокойными. Особенно сложно тем, кто переехал ради новой работы, а также людям, которые получили повышение и впервые оказались на управленческой должности.

В незнакомом месте некоторые люди могут действовать слишком осторожно, придерживаясь проверенных методов и избегая всего неизвестного. Другие будут делать вид, что уже все знают, вместо того чтобы задавать вопросы и советоваться с более опытными коллегами. Поэтому руководителю важно дать понять новым сотрудникам, что на первых порах обучение важнее действия.

Создание приветственного пакета

Успешные компании создают своего рода приветственный пакет и придумывают ритуалы для введения новых сотрудников. Это может быть документ, который излагает ценности компании, букет цветов на столе и обед с наставником. Покажите человеку, что вам не все равно, что вы цените его как профессионала, а также мотивируйте задавать вопросы. Первое время регулярно назначайте работнику короткие встречи или созванивайтесь по телефону.

Ускоренное обучение

Чем быстрее новый сотрудник узнает об организации и своей роли в ней, тем больше он сможет сделать в первые месяцы работы. Чтобы ускорить процесс обучения, менеджеры должны сосредоточиться на трех основных компонентах:

Техническое обучение — понимание основ бизнеса, таких как продукты, клиенты, технологии и системы.
Культурное обучение — отношения, поведенческие нормы и ценности, которые формируют характер организации.
Политическое обучение сосредоточено на том, как принимаются решения, как работает руководство, а также к кому лучше обратиться за помощью и поддержкой.

Руководителям следует подумать о том, как они могут помочь новым сотрудникам. Это означает личное участие в адаптации. Также необходимо найти человека, который сможет донести до нового коллеги важную информацию.

В этом вопросе значительно помогает корпоративная социальная сеть DaOffice. В ней вы можете создать основную базу знаний с новостями, мероприятиями, опросами о компании, а при необходимости просто дополнять ее. Ваши работники смогут оперативно найти нужную информацию по соответствующим тегам.

Назначение наставника

Одна из лучших стратегий адаптации и введения — создание наставнических отношений. Такая помощь станет бесценной для нового сотрудника и даже может перерасти в длительную дружбу.

Для роли наставника постарайтесь выбрать человека, который не входит в непосредственную команду нового работника. Доверительных отношений удастся достичь быстрее, если наставник не будет напрямую связан с рабочими обязанностями своего подопечного. Это также помогает новому сотруднику чувствовать себя более комфортно. Он может задавать вопросы и получать обратную связь.

Знакомство с командой

Возможно, новый сотрудник будет работать независимо, но, скорее всего, он станет частью команды или нескольких команд. Поэтому чем раньше он построит эффективные рабочие отношения со своими коллегами, тем лучше. Специалист по подбору персонала может многое сделать для решения этого вопроса.

Первым делом важно убедиться, что команда понимает, почему человек был нанят и какую роль он будет играть в организации. Важно четко обозначить, что новичок может рассчитывать на помощь коллег в процессе адаптации. Небольшие первоначальные затраты времени и усилий на введение нового сотрудника в команду принесут долгосрочные результаты в будущем.

Правильное направление

Люди не должны приступать к работе до того, как руководство четко сформулирует свои ожидания. Поэтому важно ответить на три ключевых вопроса нанятого сотрудника:

Что нужно сделать? Определите цели и сроки их достижения, а также критерии, которые будут использоваться для оценки прогресса.
Как это сделать? Четко укажите, какие стратегии следует использовать для достижения целей, какие действия нужно или не нужно определять в качестве приоритетных.
Почему я должен быть мотивирован? Расскажите сотруднику, к чему стремится организация. Объясните, какую роль будет играть он в этом процессе.

Даже если ожидания сотрудника обсуждались во время собеседования, вы должны провести подробный разговор, как только человек приступит к работе. Это поможет убедиться, что у него действительно правильное представление о своей роли в компании.

Помощь в первых достижениях

Первые достижения — мощный способ укрепить уверенность и заработать авторитет среди коллег для новых сотрудников. Люди, плохо знакомые с работой организации, часто хотят доказать свой уровень профессионализма и попадают в своеобразную ловушку. Они берут на себя слишком много и, как правило, разрываются между кучей неотложных дел.

Задача руководителя состоит в том, чтобы сосредоточить внимание новых сотрудников на основной работе, помочь правильно расставить приоритеты и научить, как быстро достигать поставленных целей. При этом немаловажно указать на способы, которые соответствуют корпоративной культуре компании. Так ваши нанятые работники смогут оперативно добиться своих первых мотивирующих результатов.

Получение обратной связи

Когда процедура адаптации разработана, проверена и постоянно совершенствуется, новые сотрудники быстро и эффективно вливаются в рабочий процесс. Узнайте, что думает о процедуре ваш персонал, и внесите коррективы с учетом обратной связи. Таким образом ваша система адаптации поможет вновь нанятым людям быстрее приступить к работе и начать приносить пользу организации. Всегда интересуйтесь мнением новых сотрудников и наблюдайте за их успехом!

Помните, что стратегии введения новых работников требуют тщательного планирования и исполнения. В результате вы получите более заинтересованного и целеустремленного сотрудника и минимизируете конфликты на рабочем месте.

Свяжитесь с нами и узнайте о возможностях корпоративной социальной сети DaOffice. Она поможет вам создать удобную рабочую среду для ваших сотрудников и повысить эффективность их работы.

Источники: