Цели, задачи, функционал и структура корпоративного портала

Отличие корпоративного портала от сайта компании

Принципиальное отличие корпоративного портала (корпортала) от сайта компании в том, что сайт больше направлен на внешнюю аудиторию: заказчиков, дилеров, партнёров, а портал − на внутреннюю, то есть на сотрудников. Однако у этих ресурсов есть много общего. Например, движок для корпоративного портала можно использовать и для разработки сайта. Часть информации веб-портала компании может быть открыта и для внешних пользователей.

Сайт компании − это презентация организации в интернете и средство внешнего информирования. Тогда как задачи корпортала помимо передачи информации  включают еще и объединение пользователей для коллективной работы, обеспечение внутренней коммуникации и автоматизацию бизнес-процессов.

Что такое современный корпоративный портал

Корпортал − это внутренний информационно-коммуникативный веб-ресурс для управления организацией, обеспечения сотрудникам доступа к корпоративной информации, а также для сбора и использования данных о бизнес-процессах. Часто понятие «корпоративный портал» воспринимается как синоним интранета, который, в отличие от Всемирной сети интернет, является внутренней частной сетью. Но это не просто виртуальный офис, а своеобразный внутренний мир компании − единый и удобный для всех.

Важные инструменты веб-портала − удобная система совместной работы и интеграция корпоративных данных и приложений. Именно их взяли за основу разработчики DaOffice и создали новый способ эффективной внутренней коммуникации между сотрудниками средних и крупных компаний. Они внедрили в корпоративном портале функции внутренней социальной сети. При его использовании также есть возможность внешнего взаимодействия с постоянными клиентами и партнерами.

Русскоязычная платформа DaOffice разработана с учетом особенностей российского бизнеса, корпоративной культуры, законодательства. Такое решение организации деятельности уже доказало эффективность на практике. При использовании платформы в компаниях удалось улучшить внутреннюю коммуникацию, повысить мотивацию и вовлеченность сотрудников, а также достигнуть лучших результатов в бизнесе.

Особенности портала

Надежная операционная платформа DaOffice включает все необходимые инструменты и функции для управления, координации и структуризации работы, активного взаимодействия с пользователями. К ее особенностям также относятся:

• интеграция внутренних и внешних источников информации, то есть централизованный доступ к ресурсам;
• персонализация контента для всех − как для конкретных пользователей, так для целевых групп;
• удобный интерфейс, который упрощает выполнение запросов пользователей;
• оптимальная информационная архитектура, задача которой − представить контент в понятной и удобной форме, чтобы пользователь не потерялся в больших объемах информации;
• полноценный мобильный доступ с помощью приложений для Android, iOS, Huawei;
• единая точка входа ко всем ресурсам;
• «умный поиск» − мощное поисковое ядро, позволяющее быстро найти нужную информацию;
• многоканальная связь и обмен данными в структурированном формате;
• соответствие ФЗ «О персональных данных» № 152-ФЗ1.

Преимущества портала

Корпортал как внутренняя информационно-коммуникативная сеть также имеет ряд преимуществ:

• Объединяет информационные ресурсы компании, обеспечивая всем участникам универсальный доступ к данным.
• Улучшает взаимодействие с коллегами посредством корпоративной соцсети.
• Играет большую роль в мотивации и вовлечении персонала для повышения производительности труда и оперативного выполнения рабочих задач.
• Дает возможность групповой работы для обсуждения и корректировки совместных планов за счет расширения сотрудничества персонала внутри организации.
• Увеличивает образовательный потенциал, предоставляя доступ к накопленным бизнес-знаниям.
• Повышает лояльность посетителей, которые могут выполнять действия удаленно с любых мобильных устройств.
• Обеспечивает безопасность коммерческой информации, так как зайти на веб-ресурс могут только сотрудники или те, кому открыт доступ. Причем каждому пользователю можно установить свой уровень доступа.
• Позволяет сформировать и развивать внутрикорпоративную культуру.

Цели и задачи портала

Корпоративный портал создан с целью повышения качества управления бизнес-процессами. Основные его задачи:

• координировать рабочие процессы, оценивать загруженность сотрудников, повышать рабочую дисциплину, формировать отчеты по выполненным задачам;
• держать работников в курсе новостей и событий, происходящих в организации;
• наладить оперативную обратную связь с пользователями;
• исключить проблемы коммуникации между сотрудниками разных отделов и подразделений, даже если они географически удалены друг от друга, а также снизить потребность в командировках;
• накапливать и сохранять опыт в базе знаний;
• ускорить адаптацию новых сотрудников и профпереподготовку работающего персонала;
• объединить сотрудников в рабочие группы, которые смогут сообща работать над проектами для достижения поставленных целей;
• сэкономить рабочее время при поиске информации и выполнении операций;
• минимизировать потери информации;
• повысить имидж и конкурентоспособность;
• наладить внешние бизнес-связи с заказчиками, партнерами, дилерами.

Функционал портала

Разработчики DaOffice отказались от сложных решений с целью максимального упрощения функционала в пользу простых социальных интранетов.

Базовый функционал веб-портала DaOffice включает:

• единый интерфейс с возможностью создания уникального брендированного дизайна с фирменными цветами и логотипом компании;
• страницы с миссией, ценностями, правилами и важной информацией об организации;
• личные кабинеты и профили с полной информацией о руководителях и сотрудниках, контактными данными и синхронизацией с учетными системами компании;
• публикации важных новостей и событий с уведомлением конкретных пользователей или целевых групп для привлечения коллег к обсуждениям;
• инструменты для мгновенного контакта по типу некоторых элементов мессенджеров и соцсетей (живая лента, чаты), что позволяет сотрудникам всегда оставаться на связи;
• пространства для совместной работы и обмена идеями, предложениями, мнениями, что позволит быстро принимать решения при реализации проектов;
• системы вовлеченности и мотивации с нематериальным поощрением и повышением рейтинга сотрудников,
• удобное управление проектами с помощью постановки задач, контроля их выполнения, планирования и учета рабочего времени;
• сервисы для создания, редактирования, хранения документации в режиме онлайн без скачивания;
• умную систему поиска для быстрого нахождения нужной информации;
• централизованную и постоянно обновляющуюся базу коллективных знаний для обучения новичков и развития персонала;
• надежную систему безопасности корпоративной информации с ограничением допуска и защитой персональных данных пользователей.

К тому же платформа DaOffice позволяет создавать собственные приложения и интегрировать в них сторонние сервисы, виджеты, таск-менеджеры.

Какие возможности дает корпоративный портал DaOffice

Внедрение многофункционального портала на платформе DaOffice позволяет:

• создать неограниченное количество подразделений и привлечь любое число сотрудников;
• ускорить адаптацию и обучение новых работников;
• настроить управление и контроль исходя из потребностей компании;
• размещать публичную информацию, которую сразу же увидят все, кому она адресована;
• хранить документацию и информационный контент в надежной единой базе;
• быстро находить людей по всей оргструктуре по Ф.И.О., должности, телефону;
• решать вопросы путем совместной работы с коллегами в режиме реального времени, а для решения типовых задач использовать накопленную базу знаний;
• увеличить качество и скорость обратной связи;
• снизить риск утечки конфиденциальной информации;
• автоматизировать бизнес-процессы для снижения нагрузки на сотрудников;
• повысить качество обслуживания и взаимоотношений с клиентами и партнерами.

Оценка эффективности

Работу корпоративного портала можно оценить по эффективности коммуникаций, сервисов и бизнес-процессов. Для этого в первую очередь необходимо брать во внимание следующие метрики:

• посещаемость и долю нахождения на портале пользователей с мобильных устройств;
• данные об активности и вовлеченности сотрудников;
• поведение − время нахождения пользователей на портале и глубину просмотров;
• коэффициент полезности материала − добавление в избранное, лайки, комментарии;
• время, потраченное пользователем на загрузку страниц и поиск ответа на поставленный вопрос;
• количество новых публикаций, документов, новых пользователей и созданных рабочих групп.

Помимо технической аналитики в режиме онлайн, можно опросить коллег на такие темы: насколько удобно пользоваться новой системой, какие функции больше нравятся и помогают в работе, а какие, напротив, не используются. После можно проанализировать собранную информацию, понять причины неудобств и устранить.

Для начала стоит использовать портал с базовыми функциями для выполнения основных задач. После этого можно оценивать его работу на протяжении 3–6 месяцев и расширять функционал на основе полученных данных.

Для кого портал станет оптимальным решением

Корпоративный портал станет оптимальным вариантом для компаний, у которых в штате много удаленных работников, а также тех, кто не работает за компьютером. Единый веб-ресурс стирает географические границы и позволяет использовать удобные инструменты для мобильных устройств.

Любой сотрудник сможет быстро узнать о новостях, получить информацию, высказаться и поделиться идеями. Единое информационное пространство сплачивает коллектив, вовлекает в рабочие процессы и внутрикорпоративную жизнь.

Корпортал станет отличным решением для организаций, в которых важны оперативное обучение и адаптация новых сотрудников. Получив доступ к внутрикорпоративной сети, новичок быстрее знакомится с правилами компании, входит в курс поставленных задач, получает консультации опытных коллег. Нет необходимости организовывать тренинги и курсы для каждого нового работника. Он сразу попадает в нужную рабочую группу и пользуется базой данных.

Веб-порталы используются торговыми организациями, где от вовлеченности и мотивации сотрудников напрямую зависит прибыльность бизнеса. Вовлеченность в жизнь компании снижает текучесть кадров на 15–20 % и позволяет создать здоровую конкуренцию, а также стимул для достижения целей. Корпоративный портал будет полезен для компаний, которые хотят наладить внутреннюю коммуникацию для быстрого и эффективного решения бизнес-задач.

Как понять, что нужен корпоративный портал

Внедрение корпоративного портала необходимо, если:

• Документация ведется в Word, отчеты в Excel, а письма хранятся в электронном виде на почте, то есть поиск данных превращается в непроходимый квест.
• Переписка по рабочим вопросам с коллегами и клиентами с помощью электронной почты затягивается на дни и недели, что тормозит рабочий процесс.
• Сотрудники тратят часы на поиск необходимой информации, а рабочие задачи пишут на стикерах.
• Руководство не может проконтролировать занятость и присутствие персонала на рабочем месте.

Если хотите создать единое информационное поле, наладить внутрикорпоративные связи и повысить эффективность бизнеса, корпоративный портал станет правильным решением.
‍
Источники:
1 Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/